時間管理のマトリックス～あなたのビジネスを効率化する方法～

(1)第一領域

第一領域は「緊急で重要」なことをする領域です。

例えば

• 災害
• 病気
• 事故

まさに、令和2年3月～4月に起こっている状況です。

• 締め切りが近い作業
• お客様からのクレーム対応
• 自分が中心となる会議
• 今日明日にも使わないといけない機器の修理

この領域に入ってくることは、とにかく言い訳無用で「やる」しかありません。大変わかりやすい領域ですので、ここに入ってくることは誰でも実施しているのではないでしょうか。

(2)第二領域

第二領域は「緊急ではないけれど重要」なことをする領域です。

例えば

• 人脈を作る活動
• 新しいビジネスアイデアが考える
• 緊急事態に備えた計画
• 気持ちのリフレッシュ
• 自己啓発

この領域、実は大変重要な部分なのです。というのも、人生が豊かな人は第二領域を楽しんでいます。

(3)第三領域

第三領域は「緊急だけれど重要ではない」ことをする領域です。

例えば

• 意味のない電話
• 意味のないメール
• 意味のないLINE
• 意味のないSNS

他にも

• アポの無い来客への対応
• ゴールのない会議
• 前向きでない接待や付き合い
• 多くの報告書

この領域ですが、冷静に見ると時間を使う必要のないことばかりです。

しかし、多くの方が「忙しい」「大変だ」と言っていることは、だいたい第三領域であったりします。

第三領域は「見せかけ」だけなので、本当は慌ててやる必要のないことばかり。

いくらがんばっても成果も出ませんし、前進する役割もありません。

(4)第四領域

第四領域は「緊急でもなければ重要でもない」ことをする領域です。

例えば

• 暇つぶしのスマホゲーム
• 休憩ではない息抜き
• だらだらとした意味のない電話やメール
• 自分へプラスにならない活動
• 待っている時間
• 「やっている」アピールをする仕事

おわかりのとおり、人生の中で一度もやらなくていいことばかりです。

言い換えるなら「究極の無駄」が集まっている領域です。

でも、ここを滅茶苦茶がんばっている人っていますよね？

仕事の途中に立ち寄ったカフェで、ノートパソコンを取り出して資料でもまとめるのかと思いきや、オンラインゲームを始める人とか。

(1)第四領域を無くす

ここの事柄を減らそうと考えると、どうしても「やっぱり○○さんとのSNSは無くせない」など悩みが出てきてしまい、結局は元のままということが多いものです。

ですから、僕がお勧めするのは「無くす」ことです。いきなり無くすとストレスになるという方もいらっしゃいますが、ダラダラと置いておく方がストレスになります。

確かに無くしたときは、一時的にストレスを感じるかもしれませんが、本来は必要の無かったことですから、時間が解決してくれます。

(2)第三領域を減らす

こちらも本当は「無くす」のがベストです。

しかし、リアルでの人間関係が絡んでいることも多い領域なので、いきなり関係を断つと、ややこしい人間関係ができあがることもあります。

ですから、少しずつ、徐々に、離れていきながら減らすようにしておきたいですね。

自分の人生に重要な時間を食いつぶしてくる領域ですから、必要最低限の時間を使うように心がけましょう。

(3)第一領域を変化させる

重要で緊急なので「やるしかない」という事柄です。

言葉の通り「やるしかない」のでやればいいのですが、こんなことを続けていては人生に余裕がなくなりますので豊かさから遠ざかってしまいます。

そこで、第一領域を効率的にこなせるよう変化させてみましょう。

• 費用を使って外注する
• 計画を立てて早く済ませる

このようなことを意識するだけでも、あなたの人生を左右する第二領域への時間を増やすことができます。