正直、楽しみたい!仕事に必要なコミュニケーション能力を高める方法

正直、楽しみたいです。仕事に必要なコミュニケーション能力を高める方法

仕事では初対面の人とも関係を作っていかないと、いけないことがあります。

でも、相手のことを知らないし、第一印象で何だか「話にくい」人だなと感じて、うまく話が切り出せないということもありますよね。

 

こちらが精一杯ガンバッテ、何とか話を振って見ても「ハイ」だけで終わられると、もう次が続かないまま沈黙。

 

初対面の人にも、スッ~と入っていけるコミュニケーション能力は、非常に魅力的ですし、出来れば身につけておきたいものですよね。

 

今より少しだけでも、コミュニケーション能力が高まるだけで、人と会って話すことへの「苦しさ」や「悩み」が解消されますし、家に帰ってから「あ~、話せなかったなぁ~」と自己嫌悪になることも減ることでしょう。

そこで今回は、仕事で必要になる「コミュニケーション能力」を高める方法についてお話します。

1: コミュニケーションとは

コミュニケーションとは

人と関わる上で必要であり重要になるのが「コミュニケーション」。

この能力だけで、まわりからの評価や見られ方が変わると言われています。

 

では、そもそも「コミュニケーション」とは、どんなことを言うのでしょうか。

 

「コミュニケーション」の定義は、様々にあります。

心理学者やカウンセラーなどの専門家によっても違いがあります。

 

そこで、今回は「コミュニケーション」についての定義をしておきたいと思います。

 

今回お話する中での「コミュニケーション」とは

人と人とのやり取りをスムーズにすること

このように定義しておきたいと思います。

2: コミュニケーション能力とは

コミュニケーション能力とは

「コニュニケーション」の定義が出来たところで、次に「コミュニケーション能力」とは何かを見てみます。

これも様々な定義やイメージがありますが、私たちは学者ではありませんので、難しく捉える必要はないと思っています。

 

ということで、コミュニケーション能力とは、どんなことなのかというと

  1. 目的に合った
  2. 言葉や声のトーン
  3. 笑顔をはじめとする顔の表情
  4. 身振り手振り(ボディーランゲージ)

を上手に使い分ける能力

 

こんな風に言えると思います。

 

では、ひとつずつ見ていきましょう。

2.1: 目的

あなたが居る環境では、どんなコミュニケーション能力のスキルが必要でしょうか。

 

誰もが同じ、コミュニケーション能力を必要としているわけではありません。

人それぞれに、居る環境によって必要となる能力には違いがあります。

2.2: 言葉や声のトーン

例えば、エンジニアなど専門職の中でのコミュニケーション能力なら「論理性」が大事なります。

反対にセールスの最前線なら「感情」が大事になります。

 

言葉や声のトーンは、すべてのところで同じということはありません。

2.3: 笑顔をはじめとする顔の表情

いつも元気に笑顔全開、が必要なわけではありませんよね。

目的と居る環境によっては、控えめな表情の方が良い場合もあります。

 

また、元気いっぱいな笑顔が必要な場合もあります。

 

いつも「元気いっぱいの笑顔」でいることが、コミュニケーション能力が高いことではありません。

2.4: 身振り手振り(ボディーランゲージ)

笑顔と同じですが、身振り手振りも大きいことが、いつも良いことではありません。

控えめな方が良い場合もあります。

 

このように「コミュニケーション能力」とは、常に「元気いっぱいで大きな身振り」が必要だということではありません。

 

「コミュニケーション」の定義でもお話しましたが、必要なのは

人と人とのやり取りをスムーズにすること

この部分を忘れずにいてください。

3: コミュニケーションの真実

コミュニケーションの真実

コミュニケーション能力を身につけると、人とのやり取りがスムーズになって、自分の言いたいことや考えていることや

相手の言っていることや考えていることが「100%」伝えあえる、と私たちは思いがちです。

 

しかし、コミュニケーションの真実はこうです。

100%完全に伝えあえることはできません

 

人は人生の中で、それぞれが特別な経験をしていきています。

同じものを見ても、その捉え方やイメージが違います。

限りなく近づけることはできますが、完全に同じということはありません。

 

これは自分が相手に伝えたことが、100%伝わっていない。

反対に、相手が言ったことも、私たちは100%理解出来ていないことを表しています。

 

このことを頭に置いた状態で、相手との「差」を少しずつ小さくしていく能力が「コミュニケーション能力」だと言えるでしょう。

4: コミュニケーション能力を高める基本

コミュニケーション能力を高める基本

それでは、コニュニケーション能力を高めるための基本をお話します。

 

ただ「雑談力が高い」というだけでは、コミュニケーション能力が高いとは言えません。

内容のない会話を長時間続けることが、コミュニケーション能力が高いことでもありません。

 

コミュニケーション能力が導く最終地点は「信頼」の獲得です。

そのために必要な基本を、まずはお話します。

4.1: 第一印象

第一印象は、3秒、6秒、10秒、いや30秒で決まると、様々な意見があります。

 

専門家によっては「一度決まった第一印象は変わらない」とも言われています。

 

確かに人は視覚からの情報を多く取り込んで判断しています。

その次に聴覚を多く取り込んでいます。

 

ということは、第一印象とは

  • 見た瞬間
  • 挨拶した瞬間

 

この2つで、ほぼ決定しているということです。

 

なら、基本としてはどうするのかというと、環境や目的にあった「表情」をすることです。

 

仕事の商談なら、笑顔と自信に溢れた表情で。

 

そして、挨拶は「ハッキリ」と聞き取りやすく言いましょう。

また、挨拶するときに注意することは

  • 相手を見て、ハッキリと挨拶をする
  • 挨拶した後に礼をする

 

多くの人が、挨拶しながら礼をしています。

これだけでも、第一印象が変わります。

4.2: 聞き上手

「傾聴(けいちょう)」という言葉をご存知でしょうか?

傾聴とは「相手の話に耳を傾けて聴く」という意味です。

 

そして傾聴はコミュニケーション能力を高める基本です。

 

誰もが自分の話を聞いてほしいと思っています。

反対に、他人の話は聴きたくありません。

 

自分の話をし、相手に聴いてもらうことで、承認欲求が満たされるのです。

話している方は気分が良くなり、ドンドンと話し続けます。

 

このときのポイントは、相手に集中しながら聴くことです。

そうすると、自然と頷きも出てきます。

ワザとらしい「すごいですね~」「わたしも思います~」「なるほどですね~」という、おかしな状態にはなりません。

 

相手の話を聞きながら、こんなことを質問しようか、ということも浮かばなくなります。

 

相手に集中して聴けるようになると、次は相手の表情や声のトーンなどを感じながら聴いてみましょう。

 

相手が笑顔で話されたときに、「楽しかったんですね」と言ってあげられると、相手はすごく嬉しくなります。

4.3: 質問上手

質問は最高のコミュニケーション能力です。

 

質問はコミュニケーションの基本ですが、質問が上手にできる人は多くありません。

というよりも、ほとんどの人が、効果的な質問ができません。

 

そこで、まずは次の3つの質問を覚えておきましょう。

この3つを覚えておくだけでも、深い意味のある会話になりますよ。

(1)具体的に言うと

多くの会話は「ぼんやり」としたイメージのままです。

そこで具体的には」と質問することで、相手の思考は自動的に具体的な言い方を探し始めます

 

この質問は、深堀していくときにも効果的です。

(2)教えてください

もう少し詳しく教えていただけませんか?」という質問は良いですね。

相手の承認欲求を満たしますし、より会話が深堀されます。

端折って話していた部分が、詳しく出てくることもあります。

(3)他には

他にはありませんか?」という質問です。

意外なことに、全部話したつもりでも、この質問をすると「あ~、そういえば」というように出てくるものです。

そして、そんなときに出てきた話題こそ、深まる会話になることが多いものです。

5: コミュニケーションを効果的にするスキル

コミュニケーションを効果的にするスキル

ここからは心理学などで取り上げられることが多い、効果的なスキルを紹介します。

このスキルだけを覚えて使っても、第一印象が悪かったり、相手の話を聞かずに自分の話ばかりしていては、スキルの効果は感じられないことでしょう。

 

だから、まずは基本の3つに注意を向け、その上でこれから紹介するスキルを活用してください。

5.1: ザイオン効果

相手との接触回数を増やすことで、信頼関係は構築すると言われています。

 

1度よりも2度。

2度よりも3度。

 

大きな交流会でも、会場の中でドリンクを取りに行ったときに3度会えば、何となく親近感が湧くものです。

5.2: ラポール

ラポールとはフランス語であり、心理カウンセラー達が使うことの多い言葉です。

 

ラポールとは、短い時間の間に、相手と信頼関係を築く方法。

一般的には、相手との共通点を見つけ出すことですね。

 

  • 出身地
  • 出身校
  • 趣味

 

  • 血液型
  • 生まれた年
  • 星座

 

などが一般的に使われます。

5.3: ミラーリング

相手と同じ表情やジェスチャー、ボディーランゲージをすることです。

 

相手が腕を組んだのなら、あなたも腕を組む。

相手が足を組んだのなら、あなたも足を組む。

 

相手が笑顔で話しているなら、あなたも笑顔になる。

相手が真剣な表情なら、あなたも真剣な表情になる。

 

合わせ鏡のように合わせるスキルです。

 

注意することは、わざとらしくならないこと。

ただ相手をマネしているだけだと、相手はあなたのことを信頼しません。

というよりも、ムカつかれることもあるでしょう。

 

ポイントは「自然に行う」ことです。

5.4: ペーシング

相手のペースに合わせるスキルです。

 

相手が話す口調、声の大きさ、トーン、速度。

 

テンポが合うと、気持ちいいものです。

反対にテンポが合わないと、相手に

  • 興味ないのかな
  • 威圧的だな

などという印象を与えます。

5.5: バックトラッキング

日本語で言うと「オウム返し」です。

 

相手が言ったことと、同じことを言う方法です。

 

例えば、

ブロガー翔

相手

『昨日は残業で遅くなったから疲れたわ』

マーケター Kj

自分

『遅くなって疲れたんだね』

ブロガー翔

相手

『そうそう、もう、帰れへんかと思ったわ』

 

 

という流れになることが多いです。

 

しかし、これも注意するポイントがあります。

「オウム返し」が、コミュニケーション能力を高めるスキルとして紹介されてから、本当に同じことを返す人がいます。

 

それも、何の感情も入っていない、ただ「オウム返し」というスキルを使っているだけでの人です。

 

相手は言葉以上に、空気感も感じています。

「ただ返しているだけだな」と感じます。

 

そう思われるような使い方をするのなら、使わない方が良いと思います。

比較的簡単なので使う人も多いですが、ただ相手が言った言葉を返すだけだとは考えないでくださいね。

 

返す言葉には「感情」が入っていることが必要です。

5.6: 喩え

喩え話は、相手にわかりやすく伝えることができる、スキルのひとつです。

 

自分の意見だけを伝えるのではなく、経験談や名言・格言、第三者の出来事を使って話すと、相手に伝わりやすく記憶にも残りやすくなります。

 

喩えるときには、シンプルでわかりやすい言葉を使うことも忘れないでください。

せっかく喩えているのに、専門用語などを使っていては、相手の理解は進みません。

6: 効果的な質問パターン

効果的な質問パターン

コミュニケーション能力というと、相手を操るようなイメージを持っている人がいるかもしれません。

 

しかし、本来のコミュニケーション能力とは『人と人とのやり取りをスムーズにすること』です。

 

そこで、よりスムーズにするために使えるのが「質問」です。

 

多くの人は質問をしません。

また質問をしているつもりでも「詰問」になっている人もいます。

 

これでは、人との関係性をスムーズにすることができません。

また、反発を招くこともあれば、自分勝手な解釈だけで仕事をすることにもなりかねません。

 

ここでは、使いやすい質問のパターンを紹介します。

ぜひ覚えておいて、普段の仕事でも活用してみてください。

(1)指示が曖昧

例:これ渡しておいて。

質問:誰に渡せばいいですか?

 

指示が曖昧なときには5W1Hが使えます。

  • 誰が
  • いつ
  • 何を
  • どこで
  • どのように

これを組み合わせてみてください。

(2)曖昧な仕事

例:この作業、やって。

質問:具体的にどうやればいいですか?

 

仕事だけではなく、行動が伴うことでありながら曖昧な場合には「具体的には」という質問が効果ありです。

(3)曖昧な比較

例:私は字がヘタだ

質問:誰と比べてヘタだと思うの?

 

比較対象が曖昧なままでの話は、スムーズにやりとりできません。

何と比べてヘタなのか。

何と比べれば上手なのか。

 

普段の暮らしにも多い「曖昧な比較」です。

(4)抽象化

例:がんばります。

質問:どんな風にガンバリますか?

 

ガンバル方向が間違っているかもしれません。

人によってガンバルの基準も違います。

 

ガンバッテいることには変わりありませんが、はっきりとした「名詞」で答えてもらえるのがいいです。

(5)限界点の設定

例:私にはできません。

質問:どうしてできないと思いますか?

 

根拠なく、自分で自分の限界を設定しているとき使える質問です。

(6)完璧主義

例:こうでなければいけない。

質問:変わったらどんなことが起こりますか?

 

違った視点を見つけてもらうときに使える質問です。

(7)勝手な普遍性

例:○○はいつも私を認めてくれない。

質問:一度も認めてくれたことはないのですか?

 

例外を見つけたり、勝手な思い込みを変えるときに使えます。

7: まとめ

コミュニケーション能力とは、違った価値観や感情の捉え方をしている人間同士が、スムーズにやりとりするための力だと思います。

 

他人の心の中は、どんな人も理解できるものではありません。

どんな風に感じているのかを、100%理解することはできません。

 

でも、少しでも共通して理解できることがあるのなら。

コミュニケーション能力を、僕たちは良い方向性に使っていくことが最善の方法だと思います。

 

最初から相手がコミュニケーションを取る気持ちがないのなら、それは仕方ありません。

 

でも、相手が「恥ずかしい」とか「気後れしている」だけなら、コミュニケーション能力を高めている僕たちから話しかけて、スムーズで意味のある交流関係を築いていきたいと思いませんか。

 

今回は、今後のビジネスでも役立つ「コミュニケーション能力」についてお話させていただきました。

 

僕、SONIDOの須山は、セミナーなどに参加すると「須山さん、人との輪を作るのが上手ですよね」と言われることがよくあります。

マーケター Kj

須山

『照れます(笑)ありがとうございます!』

 

自分では意識しているわけではありませんが、知らない間に今回お話したことを使っているのかもしれません。

 

もし、コミュニケーションについて「不安」「悩み」「質問」などありましたら「お問い合わせ」からご連絡ください。

 

もしかすると、あなたのお役に立てることがあるかもしれません。

最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。

 

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