資料請求が入ったとき、相手はまだ「どの会社に頼むか」より、「社内で何を確認すべきか」を考えているかもしれません。すぐに商談を打診しても、予算や導入時期が決まっていなければ返事はしづらいものです。
ホームページで見込み客を育てるには、資料を渡し、次に迷うことを一つずつ解消し、必要になったときに相談できるようにする流れを作ります。ここでは法人向けの在庫管理システムを扱う小さな会社を例に、資料ページから相談までを組み立てます。
資料請求の入口は、相手がいま決めたいことに合わせる
たとえば「在庫管理システムの選び方」を読んだ人には、製品のカタログだけでなく、現行の在庫表・連携したいシステム・切り替え時期を整理できる一枚のチェックシートが役立ちます。ダウンロードページには、何が分かるか、誰向けか、受け取り方を書きます。日立システムズの資料一覧では、製造業向けの選定・比較資料と、導入事例が分かれています。
資料の送付と、継続した案内の希望はフォームで分けて聞きます。資料請求時点で商談が必要な人には、日程や相談内容を伝えられる別の窓口を用意します。新しい見込み客に見つけてもらうページの見直しは、見込み客を増やす方法で紹介しています。
資料請求後のメールは、1通ずつ役割を決める
以下は架空のシステム会社の例です。送付メールは請求時に送り、その後の案内は受け取りを希望した人に届けます。案内を止められる方法を示し、相談が始まったら担当者とのやり取りに切り替えます。送る時期は、資料を読み、社内で検討する時間に合わせて調整しましょう。
1通目 請求直後に資料を届ける
件名：在庫管理システムの比較チェックシートをお送りします
ご請求ありがとうございます。チェックシートはこちらからご覧いただけます。まず、在庫数を誰がどのタイミングで更新しているか、1ページ目に書き出すところからお使いください。
2通目 数日後に、似た条件で検討した事例を案内する
件名：いまの在庫表を残しながら切り替えた事例
全拠点を一度に切り替えるか迷っている方向けに、最初は1拠点で試し、入力項目を整理してから対象を広げた事例をご紹介します。社内で移行の進め方を話し合うときにお使いください。
3通目 具体的な疑問を相談できると伝える
件名：在庫データの移行で確認したいことはありますか
既存の在庫表を使えるか、どこから試すかでお困りでしたら、ご相談を受け付けています。現在使っている表やシステムの種類と、見直したい作業をお知らせください。機密情報を含む原本の送付は初回には不要です。
相手の検討段階に合わせて、次の案内を変える
資料請求後の案内を作るときは、相手が次に決めることを整理します。先ほどの在庫管理システムなら、情報収集の段階では「今の作業を整理するチェックシート」、比較の段階では「既存データを移すときの確認事項」、具体的な検討では「担当者に相談するときに伝える項目」が役立ちます。
- 資料を受け取った検討に使う材料を案内使い方と、同じ課題を扱う事例を一つ示す
- 具体的な質問が届いた担当者が個別に返答希望時期と困っている作業を確認して相談を進める
- 今は検討しない連絡の希望を確認希望する時期や案内の受け取り方に合わせる
資料のリンクがクリックされたことだけで、商談を希望しているとは判断できません。相談の申し込みや返信で意向を確認し、具体的な質問が届いたら、用意した定期メールとの内容が重ならないよう担当者のやり取りへ切り替えます。
返信が届いたときの文例
以下は架空のシステム会社の返答例です。「ご連絡ありがとうございます。いまの在庫表を使って移行できるか確認するため、表を管理している方法、商品数の目安、連携したいシステムの有無を教えていただけますか。具体的なデータをお預かりする場合は、共有する範囲と方法をご相談してから進めます。」
担当者は、資料の種類、請求日、質問の内容、次に連絡する予定を一か所に残します。メール担当と営業担当が別でも、何を案内したかを確認できれば、同じ質問を繰り返さずに済みます。
資料請求から相談までの数字を、同じ対象で比べる
たとえば、ある月に資料を請求した20社のうち、翌月末までに4社から具体的な相談が届いたとします。この場合、その20社から相談に進んだ割合は4÷20で20％です。これは計算方法を示す架空の例です。翌月に請求した別の会社の相談まで混ぜると、何を改善した結果か分かりにくくなります。
管理する項目は、資料請求日、資料名、相談に進んだ日、相談内容、自社で対応できる案件か、の5つから始められます。件数が少ないうちは、一件の増減で率が大きく変わるため、相談の内容も一緒に見ます。メールの開封やクリックだけで判断せず、事例やサービスを確認したあとに、どのような疑問が届いたかを次の改善に使いましょう。
資料の請求数、次に読んだページ、相談数を分けて見る
資料ページを見ても請求されないなら、何が得られるか、入力が必要な項目を確認します。請求後に事例が読まれないなら、メールで紹介した事例が資料と同じ悩みに答えているか、リンクが開くかを見ます。事例を読んでも相談されないなら、相談で聞けることと、返信までの流れを明記します。件数が少ないうちは、率と合わせて「実際に何件あったか」を残してください。
最初は一つの資料に絞り、送付メール、関連事例、相談先までを実際にたどって確認しましょう。
よくある質問
資料を送ったあと、返信がない人にも毎回メールを送りますか？
申込み時に案内した範囲で、資料の補足や関連事例など役割のある連絡に絞ります。返信や配信停止の希望があれば、その内容に沿って以降の案内を調整しましょう。
資料送付後のメールに何を一つ添えますか？
資料に載せきれなかった費用の条件や、読者の検討内容に近い事例を一つ選びます。相談を案内する場合は、何を聞けるのかと返信方法を添えます。
資料を送った後の成果は、どう比べますか？
同じ時期に資料を請求した人を対象に、送付後の返信や相談を記録します。別の時期の申込数と混ぜず、案内を変えた前後で同じ条件を比べます。
まとめ｜資料を受け取った人が、次の判断を進められる案内にする
資料を届けたら、使い方と関連する事例を案内し、具体的な疑問が生まれたときに相談できる入口を用意します。返信が届いたら担当者へ引き継ぎ、いつ資料を請求した人がどんな相談に進んだかを記録しましょう。まずは資料一つについて、この流れを整えてください。
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